その仕事を実現するためには、具体的にどのような作業が必要なのかが明確ではないような表現を、ToDoリストの項目として採用する人は多いだろう。

たとえば、「Aの会議に出る」とか「Bの追加機能仕様書を書く」などはずいぶん具体的な表現に見えるが、実際にはそれに付随したさまざまな行動に分解できる。そこで、GTDではリストの項目を具体的な行動のレベルに展開することを求める。

たとえば「Aの会議に出る」に関しては、実際に会議に出る前に「Aの資料を読む」「出席するXさんと情報交換（電話 or メール）する」そして「○日×時に△でAの会議」となる。あるいは「Bの追加機能仕様書を書く」の場合は、「Bの最新のソースコードをSVNからCOする」「テスト環境を構築する」「追加機能の概要を書く」……、などの関連した具体的な行動に展開することができるはずだ。

そのように具体的な行動まで展開したリストを作ってしまえば、あとはそこに書かれている行動をこなすだけでどんどん仕事が進んでいく。

通常のやり方では、具体性のない仕事項目をToDoリストから引っ張り出し、それについていったい何をするべきかを考え、その場で思いついたことから作業をしていくことになるだろう。その場合、目先の仕事を越えて、自分がやらなければならないこと全体を俯瞰するということが、かなり難しい。

特に作業単位での、「今できること」「今はできないこと」の違いや、「すぐにできる作業」「時間がかかる作業」の違いが、ToDoリストレベルから見えてこないため、たとえばちょっとした空き時間に何ができるのか、などはToDoリストをながめても判断がつかない。

一方GTDによって具体的な行動レベルまで展開されたToDoリストにおいては、特定の仕事の垣根を越え、自分がやらなければならないことの全貌を、具体的な作業レベルで見渡すことができる。そのため、ある時点での自分の能力（時間ややる気や状況など）に応じた仕事をこなしやすくなる*1。